ONTZORGEN VAN PERSONEELSZAKEN IN DE HORECA
Als horecaondernemer wil je bezig zijn met de corebusiness, want de wetgeving is complex en het maken van roosters kan een dagtaak zijn. De ondernemer heeft het druk genoeg met het runnen van zijn horecazaak en het kost daarom veel moeite om goede werknemers te werven. Daarom kan de hulp van een payroller veel bijdragen aan jouw onderneming. In deze blog beantwoorden we vragen zoals: Waarom personeelsplanning? Wat is payroll? Wat is de WAB? Wat is de invloed van de WAB voor jou als ondernemer?
TIPPR heeft onderzoek gedaan naar alle tools die de horeca kan ondersteunen met hun personeelszaken. De aanleiding van deze blog is het intreden van de Wet Arbeidsmarkt in Balans(WAB). Deze wet zorgt ervoor dat er belangrijke wijzigingen op de arbeidsmarkt plaatsvinden voor iedereen. Daarnaast heeft TIPPR in dit onderzoek verschillende payrollers en de rol van personeelsplanners meegenomen.
Wat is de WAB?
Vanaf 1 januari 2020 komt de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). De WAB zal verandering brengen in de rechten van het ontslag, de premies en contracten.
De WAB is een uitwerking van de plannen die in het regeerakkoord van het kabinet zijn aangekondigd. Dit zorgt voor belangrijke wijzigingen in de arbeidsmarkt. Het doel van de WAB is om verschillen tussen vast en flexibel werk te verkleinen. Vaste contracten hebben met de huidige regels meer bescherming. Terwijl flexcontracten dat niet hebben.
Waarom heb je een personeelsplanningstool nodig?
Personeelsplanners helpen overzichtelijkheid te creëren voor ondernemers en werknemers.
Iedereen is moeilijker bereikbaar. Via een online tool is dit makkelijk op te lossen. Je hebt namelijk verschillende type werknemers zoals studenten, personeel met kinderen of mensen met meerdere baantjes. Laat deze medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven en hou rekening met hun tijdens het plannen.
Een personeelsplanner biedt de functie aan om de beschikbaarheid door te geven. Het is ook handig, om roosterwijzigingen door te geven. Zonder planner geef je wijzigingen door, via de mail, door te WhatsAppen of te bellen. Inzicht krijgen in de urenregistratie gaat makkelijker met een planner. Je kunt ook met een planner ruilen van diensten en vakantiedagen goedkeuren.
Waarom planners?
Planners zijn handig, omdat alle informatie voor iedereen online beschikbaar is.
De personeelsplanner heeft roosters, gewerkte uren en beschikbaarheid op een plek. Het is bijvoorbeeld onhandig als het rooster in de personeelsruimte of in de kantine staat. Echter, is het beter dat medewerkers waar en wanneer ze willen het rooster kunnen inzien. Sommige werknemers bellen liever om een wijziging door te geven en de ander stuurt een WhatsAppje.
Het verwerken van deze berichten kan de hele dag duren en het kan lastig zijn om alle informatie te verzamelen. Het is belangrijk om het doorgeven van roosterwijzigingen gemakkelijk te laten verlopen. Het is hierbij goed om duidelijk te maken aan medewerkers, wat er van hun wordt verwacht.
Hoe zit het met Excel en personeelsplanning? Wijzigingen in het rooster kunnen in Excel niet automatisch worden doorgevoerd. Dit is mogelijk in de cloud, maar werken in Excel is foutgevoelig. Tevens kost het veel tijd om dit handmatig aan te passen. Je zult in Excel de gewerkte uren handmatig moeten registreren en controleren.
Daarnaast moet je zelf het rooster uitprinten om op te hangen of uit te delen. Het voordeel hiervan bij een personeelsplanner is dat men een notificatie kan krijgen, wanneer er een nieuw rooster is. Dit zorgt ervoor dat je werknemers niet zelf op de hoogte moet brengen van hun persoonlijke rooster.
Wat is payroll?
Een payroller neemt op papier jouw personeel in dienst en wordt daarmee de juridische werkgever.
Dit juridisch werkgeverschap houdt in dat het payrollbureau voortaan de medewerkers uitbetaalt (ook bij ziekte), de arbeidsovereenkomsten opstelt en de personele gegevens bijhoudt. Een payroller neemt alle administratie van je over. Denk hierbij aan personeel, salaris, pensioen, facturen van UWV, Belastingdienst, Arbodienst etc.
Het bedrijf neemt de arbeidsrechtelijke risico’s over. Dit houdt in: het verzorgen van vakantiegeld, loondoorbetalingen, verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid, jaaropgaven, ontslagprocedures, verwerking van cao- wetswijzigingen.
Waarom een payroller?
Je hebt als horecaondernemer met een payroller geen administratieve lasten meer.
Dit betekent dat je je bezig kan houden met het beheren van jouw onderneming. Je besteedt namelijk minder tijd aan salarisadministratie. Deze tijd en aandacht kun je beter besteden aan de gasten en gastbeleving.
Payrolling is fijn voor mensen die het gemak willen en beperkte risico’s nemen. De administratie en ziekteverzuim worden van je overgenomen. Langdurig zieke medewerkers worden het risico van payrollers. Zo zit je niet met dubbele kosten en betaal je alleen voor de arbeid dat is verricht. Wat gebeurt er met de financiële administratie? Je weet vooraf wat de personeelskosten zijn en komt zo niet voor verrassingen te staan. Je hoeft niet om te kijken naar de salarisadministratie en de uitbetaling van werknemers.
Hoe zit het met de medewerkers? De medewerkers ervaren niet veel van de veranderingen. Een extra voordeel voor hen is de mogelijkheid om vragen te stellen bij de payroller en daardoor professioneel P&O steun krijgen. Je zou het bijna kunnen zien als de personeelsafdeling van je horeca zaak voor de medewerkers.
Verschil payroll en uitzenden
Er is een verschil in de taken van een uitzendbureau en een payroller. De nadruk ligt bij een payroller op het ontzorgen van personeel en bij een uitzender op het werven en selecteren van personeel. Bij een payroller is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, dit is niet de taak van de payroller.
Wat is het verschil in personeel bij een payroller en uitzendbureau? Payroller: De medewerkers die je werft, werken alleen voor jou. Uitzender: Het personeel, geworven door een uitzendbureau, gaat regelmatig werken bij andere bedrijven.
Hoe kan een payroller je helpen?
De payroller helpt jou de weg te vinden in allerlei wetten op de arbeidsmarkt.
De payroller kan de horecaondernemer met de volgende wetten ontzorgen: De Wet Verbetering Poortwachter, Wet Arbeidsmarkt in Balans, wet WIA, nawerking Ziektewet of cao- en wetswijzigingen. De ondernemer verdrinkt niet langer in financiële en juridische wet- en regelgeving. De payroller neemt alle formaliteiten en risico’s die veel administratie met zich meebrengen over. Zodat de ondernemer meer tijd en aandacht kan besteden aan ondernemen.
Je hoeft geen contracten op te stellen en wijzigingen aan te brengen in personeelsdossiers. Je blijft zelf nieuwe werknemers aannemen, de hoogte van het salaris bepalen, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, begeleiden, inroosteren en het geven van trainingen.
Kosten payroller
De prijs die je aan de payroller betaalt, is afhankelijk van cao’s en risico’s. Het tarief is opgebouwd uit het aantal uur van de medewerker, aantal vakantiedagen, cao en pensioen van medewerkers. De vaststelling van de prijs voor jouw onderneming is afhankelijk van het aantal medewerkers en welke contractvormen ze hebben bij jouw werkplek.
Veel bedrijven maken gebruik van een omrekenfactor of vast percentage om de kosten te bepalen. Je hoeft ook niet om te kijken naar facturen van instanties net als UWV. Dit maakt je financiële administratie overzichtelijk.
Juridische ontwikkelingen
Vanaf 2020 zijn er juridische ontwikkelingen op het gebied van de horeca. Dit houdt in dat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) komt. Er zullen veranderingen zijn in het vast- en flexibel contract. De WAB is onderdeel van het arbeidsrecht. Het arbeidsrecht gaat over de afspraken in een arbeidsovereenkomst, zoals proeftijd, loon en vakantiedagen.
De wetgeving rondom werk en ontslag beschermt de werknemers. Heb je hulpvragen omdat je er echt niet uitkomt? Je kunt ook altijd terecht bij het Juridisch Loket voor advies, ze staan je gratis te woord. Het juridisch loket beantwoordt ook vragen over transitievergoeding en verschillende vormen van ontslag.
Wat gaat er veranderen met de WAB?
De WAB gaat het verschil tussen vaste en flexibele contracten verkleinen.
De WAB heeft een aantal veranderingen, die op jou als horecaondernemer van invloed kunnen zijn. Het wordt aantrekkelijk om werknemers een vast contract aan te bieden. Vanaf 1 januari 2020 betaal je voor vaste medewerkers een lagere WW-premie. Je gaat voor medewerkers met een flexibel contract juist een hogere WW-premie betalen.
Daardoor krijgen flexibele contracten meer bescherming. Het voordeel van de payroll constructie voor bedrijven was dat ze langer flexibele contracten konden aanbieden. Het effect van de payrollconstructie was dat deze gebruikt werd om te concurreren met arbeidsvoorwaarden. Daarom is de WAB opgesteld door wetgevers. Het effect van deze nieuwe wet is dat de diensten van de payrollers gaan veranderen door de WAB. Zo gaan ze meer personeelszaken doen zoals HR en zullen sommigen meer gaan werken als uitzendbureaus.
De consequentie voor de horecaondernemers is dat ze in 2020 moeten de contracten van het huidig personeelsbestand herzien. Bij de werknemers die potentie hebben, kan de horecaondernemer ervoor kiezen om deze vanaf 1 januari 2020 in vaste dienst te nemen. Medewerkers die je niet direct een vast contract geeft, is de impact dat de WW-premie omhoog gaat. Het is ook belangrijk om een strakke planning te hebben, omdat oproepkrachten andere rechten krijgen. Je moet namelijk tijdig een oproepkracht laten weten dat hij niet hoeft te werken. Dit maakt het lastiger als ondernemer om medewerkers flexibel in te zetten.
Ontslag
De WAB gaat het ontslagrecht soepeler maken. Een werkgever betaalt aan een werknemer transitievergoeding, als de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever is beëindigd. De vaste medewerkers hebben recht op een lagere transitievergoeding. Dit krijgen ze wanneer de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever is beëindigd. Daarentegen hebben flexibele medewerkers gelijk de eerste dag recht op een transitievergoeding.
Oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? De WAB gaat daar een aantal veranderingen in brengen. De Wet Arbeidsmarkt in Balans verplicht je om oproepkrachten, die langer dan twaalf maanden bij je in dienst zijn, een aanbod te doen voor een contract met vaste uren. Oproepkrachten hebben recht op minimaal drie uur werk voor iedere periode. Het flexibel inzetten van oproepkrachten wordt moeilijker gemaakt. Dit komt omdat je een oproepkracht niet altijd verplichten om gehoor te geven aan een oproep. Behalve als je een medewerker 4 dagen van te voren oproept om te werken.
Personeelsplanners:
L1nda
L1nda gelooft dat horeca mensenwerk is. Een goed samenwerkend team is essentieel voor een gezond horeca bedrijf. Dit stimuleren ze door het aansturen, beheren en uitbetalen van personeel simpel en leuk te maken. Daarvoor hebben ze een efficiënte personeelsplanning en urenregistratie.
Nostradamus
De personeelsapp geeft inzicht in het rooster, de gewerkte uren en resterende vakantiedagen. Voordat je het rooster deelt, zijn productiviteit en loonkosten al inzichtelijk. Nostradamus zet per dag standaard templates klaar. Hoeveel personeel er die dag nodig is, staat al ingevuld. Een pop-up laat zien wie er beschikbaar is, tegen welk tarief, inclusief de al ingeplande diensten en uren.
Horeko planner
Met Horeko Employee Manager houd je grip op je complete personeelsmanagement. Medewerkers geven in de app hun beschikbaarheid door en zien het rooster direct op hun telefoon. De Horeko Timekeeper laat medewerkers zelf inklokken met een vingerscan, pincode of RFID tag. Het systeem bewaart centraal alle personeelsadministratie en geeft jou analyses in duidelijke grafieken.
Welke horeca payrollers hebben we meegenomen in dit onderzoek?
De onderstaande payrollers hebben allemaal vakkennis, de kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren en dat is voor iedere horeca werkgever anders. De payrollers bieden alles aan over personeelsadministratie, ziektewet en verzekeringen.
JAM!
JAM! heeft een recruitment tool dit jaar gelanceerd, dit is bedoeld om goed personeel binnen te halen. Daarmee helpen ze ondernemers om hun ambities te realiseren en zorgen ze ervoor dat gebrek aan personeel niet in de weg staat. Als er blijkt dat er een tekort is aan personeel, kunnen ze werknemers ook werven.
Persoonality
Door de WAB gaan payrollers over naar werving, echter blijft Persoonality payrolling doen. Persoonality heeft een eigen cao, waardoor er geen nadelige gevolgen zullen zijn voor horecaondernemers. Ze helpen met pensioengerechtigden, die na het pensioen door willen werken en ze helpen studenten aan een studententarief.
Nedflex
Niets is zo veranderlijk als de arbeidsmarkt. In deze markt staat Nedflex bekend als een HR-dienstverlener die al dertig jaar soepel meebeweegt met deze veranderingen. Nedflex adviseert ondernemers over juridische zaken waaronder ook de WAB. Daarnaast helpen zij ondernemers bij de zoektocht naar personeel en nemen zij de administratie uit handen.
Staffable
Dit is een landelijke payroll aanbieder van gecertificeerde payroll services en andere personeelsdiensten voor de horeca. Opdrachtgevers waarderen dat ze hen met raad en daad terzijde staan op het gebied van personeelszaken en HR. Staffable richt zich sinds 2004 vooral op de gastvrijheidsbranche.
Shifter
Dit bedrijf heeft ervaring met payroll voor horecabedrijven. Shifter heeft een planning software klaarstaan voor festivals. Ook helpen ze evenementenhallen niet alleen met personeelsplanning software, maar ook om flexwerkers te beoordelen. Shifter informeert tijdig over loonsverhogingen en veranderingen in de wet.
Overige payrollers:
Fortium
Fortium heeft al twintig jaar ervaring in de flexibele branche. Ze hebben een nieuwe dienstverlening ontwikkeld genaamd Jobtimize. Deze dienstverlening brengt twee werelden bij elkaar: de medewerkers blijven bij de opdrachtgever in dienst en Jobtimize neemt alle HR- en salaris administratieve processen van de opdrachtgever. Het grote verschil is dat de opdrachtgever juridische werkgever wordt en Jobtimize een ondersteunende rol heeft.
Payroll Select
Dit bedrijf verzorgt ook salaris- en personeelsadministratie. Ze regelen ook de verzuimbegeleiding, loondoorbetaling bij ziekte en arbodienst. Payroll select adviseert bij personeelsvraagstukken en helpt je om je werkgeverschap professioneel te organiseren.
NL Payroll
Je loopt als ondernemer geen werkgeversrisico’s meer, ook niet bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Ze betalen zieke werknemers wel door, maar sturen de ondernemer geen factuur. NL Payroll is gemakkelijk, want je werft zelf de medewerker en ze verzorgen de administratie.
TIPPR heeft een onafhankelijk onderzoek gedaan naar payrollers. Deze blog is geen ‘’paid content’’. Het is gebaseerd op online informatie en VELD-onderzoek. Wij hebben alle bedrijven benaderd om aanvullingen te geven op deze blog. Daarentegen wilde één partij niet hierin worden benoemd.
Je hebt de TIPPR-app nog niet?
Je hebt interesse getoond in de TIPPR-app of in een product dat is geregistreerd op de TIPPR-app? Je komt op deze pagina omdat je nog één stap moet ondernemen. Namelijk het downloaden van de TIPPR-app of het updaten van de app. Indien je deze gedownload hebt komt je in het vervolg direct in de app terecht op het product waarin je geïnteresseerd bent.
