Sinds 10 augustus is het voor horecaondernemers verplicht om gasten te vragen om contactgegevens achter te laten, ongeacht de grote van de onderneming.
De gegevens die gevraagd moeten worden zijn de naam en het telefoonnummer van de gast. Dit moet in verband met het bron-en contactonderzoek van de GGD. Het maakt het op deze manier makkelijker om contact met mensen op te nemen, wanneer ze in de buurt zijn geweest van mensen die besmet zijn.
Gasten zijn daarentegen niet verplicht om hun gegevens achter te laten. Dit is vrijwillig en heeft te maken met de privacywetgeving.
Wat doe je met de gegevens? Allereerst mogen de contactgegevens van de gasten maar 14 dagen bewaard worden, hierna moeten deze vernietigd worden en onleesbaar zijn. Daarnaast is het belangrijk dat je de gegevens uitsluitend voor het bron- en contactonderzoek gebruikt en niet voor marketing gerelateerde uitingen.
Wat je nog veel ziet gebeuren is dat horecaondernemingen gasten hun contactgegevens laten noteren op een papiertje. Dit betekent dat het hierna handmatig op een computer moet worden ingevuld, of dat je met een stapel papier zit van iedere dag. Daarnaast neemt het extra tijd in beslag, het wachten tot gasten geregistreerd zijn, personeel dat uitleg moet geven en pennen die je steeds moet ontsmetten.
Gelukkig kan dit allemaal een stuk makkelijker. Er zijn namelijk meerdere systemen die het mogelijk maken om je gasten zelf online te laten registeren. We hebben er een aantal voor je op een rijtje gezet:
– Scanfie
Scanfie biedt de gast de mogelijkheid om zonder gebruik van een app of account zichzelf te registreren via een QR-code. Ze werken daarnaast ook met een online menukaart, een reserveringsmogelijkheid en een oproepsysteem. Scanfie rekent geen opstartkosten, maar wel een maandelijks bedrag die aan te vragen is op de website en maandelijks opzegbaar is.
– Amuse
Via Amuse kunnen gasten zich via een QR-code online inchecken wanneer ze aan tafel zitten. Ook is het mogelijk om een digitale menukaart te bekijken en te bestellen. Hierdoor kan je als horecaondernemer je gasten een betere beleving bieden doordat je extra tijd overhebt voor extra service. Amuse rekent geen kosten voor het gebruik van hun systeem.
– I Was Here/fizor.
Met I Was Here kunnen gasten bij binnenkomst een QR-code scannen, waarna zij worden doorverwezen naar een korte vragenlijst die is opgesteld door het RIVM. Daarnaast wordt er gevraagd naar enkele contactgegevens. Het systeem van fizor.:“I Was Here” houdt automatisch bij wie er op welk tijdstip aanwezig waren. Op deze manier hoef je hier zelf geen tijd of energie aan te ‘verspillen’. Geheel volgens de privacy wetgeving worden de gegevens na 2 weken verwijderd. I Was Here rekent geen kosten voor het gebruik van hun systeem.
– Jai.nu
Bij Jai.nu is het mogelijk om gasten zichzelf te laten registreren door middel van een QR-code, die je zelf kan uitprinten. Wanneer een gast zich registreert ontvangt hij ook een bevestiging per mail. Verder is er een dashboards beschikbaar die informatie geeft over het aantal werknemers dat geregistreerd zijn. Jai.nu zorgt ervoor dat de gegevens van gasten na 24 dagen verwijderd wordt. Jai.nu werkt met abonnementen, een jaar abonnement kost 25,- euro per maand.
– Bezoeker.app
Bezoeker.app geeft gasten de mogelijkheid om hun persoonlijkegegevens te noteren via een app. De app legt daarnaast ook uit waarom het belangrijk is om het in te vullen en stelt de corona-gezondheidscheck vragen, op basis van de RIVM-lichtlijnen. Ook zorgen ze ervoor dat de gegevens na 14 dagen vernietigd worden. Voor het gebruik van bezoeker.app betaal je 30,- euro per maand, waarbij je niet vast zit aan een abonnement en het iedere maand kan opzeggen.
– TRAS
Doormiddel van TRAS, komen gasten na het scannen van een persoonlijke QR-code op de pagina terecht van de horecaonderneming. Het formulier wat de gast invult is voorzien van het bedrijfslogo en de huisstijl. Na het bezoek moet de gast nog een afmeld QR-code scannen, zodat de exacte tijd dat de gast op locatie was duidelijk is. TRAS verwijderd de persoonsgegevens na 14 dagen. TRAS rekent 25,- euro per maand voor het gebruik, je kunt het abonnement maandelijks opzeggen.
– GuestLog.nl
Bij Guestlog.nl is het mogelijk voor gasten om zich registreren via een QR-code. Hierop vullen ze gegevens in en beantwoorden ze een aantal vragen, vervolgens moeten gasten het aan de gastheer/vrouw laten zien. Verder ontvang je een dagelijks Excel bestand met alle gegevens van de geregistreerde gasten, deze gegevens worden na 14 dagen door het bedrijf verwijderd. Het gebruiken van Guestlog.nl is gratis.
– Winkelvrij.nl
Via winkelvrij.nl is het mogelijk voor gasten om zichzelf te registreren bij aankomst via een QR-code. Daarnaast kunnen gasten ook reserveren en bestellen via deze app. Het gebruik van winkelvrij.nl is gratis voor horecaondernemingen.
– Involved
Involved is een chatbot voor de registratie van gasten. Ze bieden de mogelijkheid voor gasten om zich online te laten registeren, zonder gebruik van een app. De gast krijgt tijdens de registratie ook een vragenlijst met een gezondheids- en registratievragen. Involved rekent een maandelijkse kosten van 99,- euro voor 6 maanden.
